Πώς να οργανώσεις σωστά το Gmail σου και να βρίσκεις εύκολα τα email σου

 Πώς να οργανώσεις σωστά το Gmail σου και να βρίσκεις εύκολα τα email σου

Όταν καθημερινά λαμβάνεις πολλά email, είναι εύκολο τα σημαντικά μηνύματα να χαθούν ανάμεσα σε ενημερώσεις, προσφορές, ειδοποιήσεις και παλιές συνομιλίες.

Το Gmail διαθέτει αρκετά εργαλεία που μπορούν να σε βοηθήσουν να οργανώσεις την αλληλογραφία σου χωρίς να χρειάζεται να διαγράφεις συνεχώς μηνύματα.

1. Μην αφήνεις όλα τα email στα Εισερχόμενα

Τα Εισερχόμενα δεν χρειάζεται να λειτουργούν σαν μόνιμη αποθήκη όλων των μηνυμάτων σου.

Όταν ολοκληρώσεις την επεξεργασία ενός email και δεν χρειάζεται να το βλέπεις πλέον στα Εισερχόμενα, μπορείς να το αρχειοθετήσεις.

Η αρχειοθέτηση αφαιρεί το μήνυμα από τα Εισερχόμενα, αλλά δεν το διαγράφει. Μπορείς να το βρεις ξανά από την ενότητα «Όλα τα μηνύματα» ή μέσω της αναζήτησης.

2. Χρησιμοποίησε ετικέτες

Το Gmail χρησιμοποιεί ετικέτες για την οργάνωση των email αντί για τους κλασικούς φακέλους.

Μπορείς να δημιουργήσεις ετικέτες όπως:

Προσωπικά

Εργασία

Λογαριασμοί

Αγορές

Ταξίδια

Σημαντικά

Ένα email μπορεί να έχει περισσότερες από μία ετικέτες, επομένως μπορείς να το οργανώσεις με περισσότερους από έναν τρόπους.

3. Μην δημιουργήσεις δεκάδες ετικέτες

Το γεγονός ότι μπορείς να δημιουργήσεις πολλές ετικέτες δεν σημαίνει ότι πρέπει να το κάνεις.

Αν δημιουργήσεις πάρα πολλές, η οργάνωση μπορεί τελικά να γίνει πιο δύσκολη.

Ξεκίνα με λίγες βασικές ετικέτες που πραγματικά χρειάζεσαι και πρόσθεσε καινούργιες μόνο όταν υπάρχει λόγος.

4. Χρησιμοποίησε τα φίλτρα του Gmail

Τα φίλτρα είναι ιδιαίτερα χρήσιμα όταν λαμβάνεις συχνά συγκεκριμένου τύπου email.

Μπορείς να δημιουργήσεις ένα φίλτρο και να ορίσεις τι θα συμβαίνει αυτόματα όταν ένα μήνυμα ταιριάζει στα κριτήριά σου.

Για παράδειγμα, μπορείς να δημιουργήσεις ένα φίλτρο για μηνύματα από συγκεκριμένο αποστολέα και να τους εφαρμόζεται αυτόματα μια συγκεκριμένη ετικέτα.

Το Gmail επιτρέπει επίσης σε ένα φίλτρο να αρχειοθετεί, να επισημαίνει ή να διαχειρίζεται αυτόματα συγκεκριμένα μηνύματα.

Πώς δημιουργείς ένα φίλτρο

Στον υπολογιστή:

Άνοιξε το Gmail.

Πάτησε τις επιλογές αναζήτησης στο πεδίο αναζήτησης.

Συμπλήρωσε τα κριτήρια που θέλεις.

Έλεγξε πρώτα ότι η αναζήτηση εμφανίζει τα σωστά email.

Επίλεξε «Δημιουργία φίλτρου».

Διάλεξε τι θέλεις να κάνει το Gmail με αυτά τα μηνύματα.

Δημιούργησε το φίλτρο.

5. Χρησιμοποίησε τις κατηγορίες του Gmail

Αν χρησιμοποιείς την προεπιλεγμένη διάταξη των Εισερχομένων, το Gmail μπορεί να οργανώνει αυτόματα τα μηνύματα σε κατηγορίες όπως:

Κύρια

Κοινωνικά

Προσφορές

Ενημερώσεις

Φόρουμ

Αυτό μπορεί να βοηθήσει ώστε τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα να μην αναμειγνύονται με την κύρια αλληλογραφία σου.

6. Μάθε να χρησιμοποιείς την αναζήτηση

Δεν χρειάζεται να ψάχνεις χειροκίνητα μέσα σε εκατοντάδες email.

Η αναζήτηση του Gmail μπορεί να γίνει πολύ πιο συγκεκριμένη.

Για παράδειγμα, μπορείς να αναζητήσεις email που περιέχουν συνημμένα χρησιμοποιώντας:

has:attachment

Μπορείς επίσης να αναζητήσεις μηνύματα μιας συγκεκριμένης ετικέτας χρησιμοποιώντας:

label:όνομα-ετικέτας

Υπάρχουν και άλλοι τελεστές αναζήτησης που μπορούν να σε βοηθήσουν να εντοπίσεις γρήγορα συγκεκριμένα μηνύματα.

7. Αρχειοθέτησε αντί να διαγράφεις

Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να διαγράφουμε email μόνο και μόνο επειδή δεν θέλουμε να εμφανίζονται πλέον στα Εισερχόμενα.

Αν ένα μήνυμα μπορεί να σου χρειαστεί στο μέλλον, η αρχειοθέτηση είναι συχνά καλύτερη επιλογή από τη διαγραφή.

Έτσι παραμένει διαθέσιμο και μπορείς να το βρεις ξανά μέσω της αναζήτησης.

8. Διέγραψε όσα πραγματικά δεν χρειάζεσαι

Η αρχειοθέτηση δεν σημαίνει ότι πρέπει να κρατάς για πάντα κάθε email.

Διέγραψε μηνύματα που δεν έχουν πλέον καμία χρησιμότητα, ιδιαίτερα όταν πρόκειται για:

παλιές ειδοποιήσεις,

ανεπιθύμητες προσφορές,

επαναλαμβανόμενα ενημερωτικά μηνύματα,

άχρηστα μηνύματα με μεγάλα συνημμένα.

Πριν διαγράψεις κάτι, βεβαιώσου ότι δεν περιέχει πληροφορίες που μπορεί να χρειαστείς αργότερα.

9. Μην αφήνεις σημαντικά email χωρίς οργάνωση

Αν υπάρχει ένα email που χρειάζεται να το θυμηθείς αργότερα, μπορείς να το επισημάνεις ή να το οργανώσεις με μια κατάλληλη ετικέτα.

Το Gmail προσφέρει επίσης τη δυνατότητα Snooze, ώστε ένα μήνυμα να επιστρέψει στα Εισερχόμενα σε μεταγενέστερο χρόνο.

10. Κάνε μια μικρή εκκαθάριση κάθε τόσο

Δεν χρειάζεται να αφιερώνεις ώρες στην οργάνωση του Gmail.

Μία μικρή εκκαθάριση ανά τακτά χρονικά διαστήματα μπορεί να είναι αρκετή.

Διέγραψε όσα δεν χρειάζεσαι, αρχειοθέτησε όσα θέλεις να κρατήσεις και δημιούργησε φίλτρα για τα email που επαναλαμβάνονται.

Με τον καιρό, το Gmail θα γίνει πολύ πιο εύκολο στη διαχείριση.

Συμπέρασμα

Το Gmail διαθέτει όλα τα απαραίτητα εργαλεία για να οργανώσεις αποτελεσματικά την ηλεκτρονική σου αλληλογραφία.

Δεν χρειάζεται να δημιουργήσεις ένα περίπλοκο σύστημα. Ξεκίνα με λίγες ετικέτες, χρησιμοποίησε φίλτρα για τα επαναλαμβανόμενα μηνύματα, αρχειοθέτησε όσα θέλεις να κρατήσεις και αξιοποίησε την αναζήτηση όταν χρειάζεσαι ένα παλιό email.

Με λίγη οργάνωση, ακόμη και ένα γεμάτο Inbox μπορεί να γίνει πολύ πιο εύκολο στη διαχείριση.